Mode d’emploi pour une facture et un devis

Le mode d’emploi pour les factures et devis est essentiel pour la bonne gestion de son entreprise. Nous allons revenir sur les fondamentaux des factures et des devis. Des mentions et des documents obligatoires sont indispensables à la bonne gestion de l’entreprise. 

Mode d’emploi pour la facture

La facture permet d’officialiser une transaction. Dès lors que vous avez une activité économique vous serez amené à réaliser des factures ou des notes d’honoraires. Elles doivent comprendre un certain nombre de mentions obligatoires. La facture peut exister sous format papier, électronique ou encore dématérialisée. Le support choisi a surtout un impact sur les modalités de conservation. Il est spécifique à chaque entreprise et évolue avec le temps.

Les factures doivent obligatoirement être réalisées en double exemplaires, l’un pour l’émetteur qui la prépare et l’autre pour le client. Toute sa forme, son contenu, son émission et sa conservation répondent à des règles importantes, obligatoires et précises. Dès lors qu’une vente ou qu’une prestation de services est réalisée vous devez réaliser la facture correspondante. Celle-ci doit être réalisée au plus tard le jour de la livraison des marchandises ou le dernier jour de l’exécution du service.

En cas de transmission par voie électronique, il vous est recommandé d’utiliser une signature électronique certifiée. Vous pouvez également envoyer la facture en pièce jointe accompagnée d’un message structuré selon des normes convenues entre les différentes parties. Chacune des parties doit conserver un exemplaire de la facture pendant un délai d’au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation.

Pour les entreprises,  ce délai est de 6 ans mais il est recommandé de les conserver 10 ans. Un défaut de facturation peut entraîner de lourdes sanctions, fiscales mais aussi pénales, pour l’entreprise qui a réalisé une facture incomplète. 

La facture doit notamment contenir :

  • Une numérotation
  • La date de réalisation
  • Préciser les biens concernés
  • Le prix unitaire HT
  • Les coordonnées détaillées du vendeur et de l’acheteur
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur
  • La forme juridique de la société du vendeur ou du prestataire
  • La dénomination sociale de celui-ci
  • Le montant du capital social
  • Le numéro d’identification SIREN
  • La mention RCS
  • Les diverses mentions relatives à l’état de la société
  • Le montant de la TVA à payer
  • Le taux de pénalités de retard

Mode d’emploi pour le devis

Le devis, lui, n’est pas obligatoire lors d’une vente ou d’une prestation inférieure à 150 € HT. Mais il est fréquent d’en réaliser un pour la satisfaction de la demande émanant des clients et des prospects. Le devis est un gage de crédibilité auprès de la clientèle. Il permet de chiffrer la demande de façon claire et précise et de faire figurer toutes les informations obligatoires nécessaires à la transaction. 

Dès qu’il est signé, il engage les deux parties. Il doit donc être chiffré avec prudence. Il permet de sécuriser la relation commerciale entre le client et le professionnel. 

Le mode de réalisation du devis engage le professionnel, dès lors que le client l’a signé, le prix convenu doit être maintenu. Et le client s’engage à payer ce prix. Le devis permet d’éviter tout malentendu et constitue une source de comparaison entre fournisseurs professionnels. Il protège chacune des parties en contractualisant la relation. 

Le devis doit notamment contenir :

  • Des mentions obligatoires sur la société
  • Le prix conclu entre les deux parties
  • Les descriptions des biens ou de la prestation
  • La date de réalisation
  • La date de validité du devis
  • Les encarts de signatures

Comme pour la facture il doit être établi en deux exemplaires. Pour être valable il doit être signé par le client en mettant la mention « bon pour accord »

En conclusion

Pour conclure, la facture et le devis sont des étapes importantes dans la vente d’un bien ou d’une prestation qui nécessitent de suivre un certain nombre de règles.

SOURCE

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