La collecte de données des salariés en 2024
La collecte d’informations de vos salariés est une tâche indispensable qui vous permettra de recruter des employés, calculer leurs heures de travail ou encore de concevoir leurs bulletins de salaire. Par ailleurs, il est nécessaire de garder à l’esprit que les informations personnelles que vous récoltez sont strictement confidentielles et très règlementées. Voici quelques règles à appliquer :
La collecte des données pendant le recrutement :
Lorsque vous recrutez du personnel, vous n’aurez le droit de demander uniquement des informations personnelles qui seront en lien avec les attentes du poste que vous proposerez. En effet, les questions sur leurs vies personnelles et leurs goûts ne seront pas à poser et ne seront pas pertinentes lors de l’entretien. Voici quelques exemples de points à ne pas aborder :
- Les informations personnelles comme le numéro de sécurité sociale ou les coordonnées bancaires sont des éléments personnels qui n’ont pas à être communiqués lors d’un entretien de recrutement. De plus, ces informations n’apporteront aucun indice sur les compétences du potentiel employé à occuper le poste.
- Il en va de même pour les informations relatives aux membres de la famille. Il est également déplacé de demander à votre postulant si celui-ci projette d’avoir des enfants. Toute demande sur le physique de votre potentiel employé (hors handicap) n’a pas lieu d’être sauf si le poste est en lien avec le physique (mannequinat, jockeys, …), si c’est le cas, ces critères devront être spécifiés dans l’annonce du poste.
- Toute collecte ou conservation de données comme l’appartenance à une origine ethnique, à des croyances religieuses, politiques, philosophiques ou des informations en lien à la vie sexuelle et à la santé du candidat devront rester strictement confidentielles sous peine de poursuites. Seulement les personnes ayant accès au processus de recrutement pourront avoir accès à ces informations.
En revanche, il est tout de même possible de conserver la lettre de motivation et/ou le CV du candidat en lui demandant son accord au préalable. Vous devrez alors instaurer une durée de conservation de ces documents qui soit en accord avec le/les objectif/s de cette conservation.
La collecte de données utile à la gestion du personnel :
Pour que la gestion du personnel soit la plus optimisée possible, vous pourrez demander plusieurs informations comme le relevé d’identité bancaire, qui vous permettra d’établir la fiche de paie du salarié, le taux d’imposition applicable lors de l’impôt à la source, une copie des diplômes obtenus en rapport avec le niveau de qualification du poste, ainsi que les coordonnées d’un proche dans le cas d’une urgence où il est nécessaire de contacter un proche de votre collaborateur.
Encore une fois, la demande de ces documents doit avoir un but pour l’entreprise. De plus, l’accès à ces documents doit être réglementé, c’est-à-dire que seules les personnes habilitées peuvent en prendre connaissance.
Parmi ces documents personnels, certains devront être supprimés dès le départ du salarié de l’entreprise, d’autres comme ceux relatifs à la paie et au contrat devront être conservés pendant 5 ans après le départ de l’employé.
La collecte de données des heures de travail de votre personnel :
En tant qu’employeur, il est possible de mettre en place un système afin de comptabiliser les heures des collaborateurs. En revanche, si ce système est mis en place, l’employeur doit obligatoirement prévenir ses employés. Il faudra également garder à l’esprit que seul le comité social et économique aura accès à ces données. Celles-ci devront être conservées pendant 5 ans après leurs créations.
La collecte de données des courriels et historiques de recherche :
Les dispositifs numériques mis à disposition de vos salariés sont considérés comme des outils ayant un caractère professionnel. En tant qu’employeur, il vous est légitime de prendre connaissance des courriels et historiques de recherche. Cependant, il vous faudra prévenir votre employé de votre intérêt à contrôler. Par ailleurs, si un courriel a pour objet « personnel » ou « privé », il ne pourra être consulté.
L’installation de keyloggers ou de logiciels enregistrant les actions informatiques est strictement interdit et puni par la loi. Cette mesure sera uniquement légale si celle-ci est justifiée par une situation exceptionnelle de sécurité.
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