La facturation électronique : le fonctionnement

La facturation électronique ou bien dématérialisée est respectueuse de l’environnement et reste un outil de simplification des relations entre vous, vos clients et vos fournisseurs. Dans tous les cas, sur les marchés publics, son usage est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME. Concernant les TPE son usage sera obligatoire à partir du 1er janvier 2020.

Rappel de la réglementation

Au 1er janvier 2017, les grandes entreprises d’au moins 5 000 salariés ont eu l’obligation de dématérialiser leurs factures. Puis, au 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire entre 250 et 4 999 salariés ont dû également se conformer à cette réglementation. Au 1er janvier 2019, les entreprises de 10 à 249 salariés ont dû dématérialiser leurs factures. Et pour finir, au 1er janvier 2020, ce sont les petites entreprises de moins de 10 salariés qui devront elles aussi appliquer cette réglementation.

À partir du 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui emploient au minimum 1 salarié devront dématérialiser leurs factures. Et plus particulièrement pour déposer les factures destinées à l’État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics. La quête du zéro papier se poursuit au cours des années. 

Facturation électronique / dématérialisée

Définition : la facturation électronique peut être en PDF et être envoyée par courriel. Les données de la facture électronique ne doivent pas être modifiables par le destinataire lorsque vous lui envoyez par courriel. Celle-ci doit être produite par un système de gestion de facture que toutes les entreprises peuvent avoir.

Plus spécifiquement au domaine public, l’entreprise fournisseur devra envoyer ensuite la facture sur la solution en ligne Chorus Pro. Chorus Pro est une solution en ligne créée par l’agence pour l’informatique financière de l’État. C’est un portail spécifiquement développé pour la facturation électronique de la sphère publique. 

Chorus Pro vous permet d’avoir accès à plusieurs fonctionnalités :

  • Le dépôt et la saisie de factures
  • Le suivi des traitements des factures
  • Ajout de pièces complémentaires nécessaires au traitement des factures
  • Consultation des engagements émis par les services de l’État

Le portail est mis à disposition gratuitement pour tous les fournisseurs de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Avantage de la facturation électronique

La facturation électronique avec Chorus Pro présente de nombreux avantages, notamment en terme de : 

  • Trésorerie / financiers –> diminution de la charge associée à l’envoi, au traitement et au suivi des factures
  • Productivité –> diminution des délais de traitement 
  • Temps –> diminution du délai de transmission
  • Sécurité –> grâce à une fonctionnalité d’archivage et d’une protection complète des données
  • Transparence 
  • Protection de l’environnement –> diminution de l’empreinte carbone, augmentation de la quête du zéro papier

En conclusion

Pour conclure, lorsque vous fonctionnez avec les marchés publics vous devez impérativement dématérialiser vos factures pour être conforme à la loi.

SOURCE

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