Optimiser les déplacements professionnels en 7 étapes
Gérer les déplacements professionnels n’est pas une mince affaire. En effet, ceux-ci peuvent être complexes et peuvent demander beaucoup de temps. Par ailleurs, ils sont cruciaux pour développer de nouveaux partenariats et favoriser la croissance d’une entreprise.
Définir les objectifs du déplacement
Planifier un déplacement professionnel nécessite une approche rigoureuse. Cette planification commence par le définition précise de ses objectifs. Cette première étape permettra alors de structurer le déplacement d’optimiser son impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Un autre élément à prendre en compte lors de la planification du déplacement est le coût global de celui-ci. Ces dépenses ne comptent pas uniquement les dépenses comme les billets d’avion/train/l’essence de la voiture, l’hébergement et les repas mais également les coûts indirects comme le temps passé loin du bureau et les frais annexes. Il faudra alors prévoir les éventuelles dépenses imprévues pour minimiser les risques de dépassement budgétaire mais également optimiser la rentabilité de l’investissement lié au déplacement professionnel. En somme, la définition claire des objectifs et une évaluation précise des coûts permettra de tirer le meilleur parti des déplacements professionnels pour contribuer à la croissance et au développement de l’entreprise.
Prévoir le déroulement du déplacement
Pour gérer les déplacements et gagner du temps, certains aspects peuvent être anticipés. En effet, il faudra anticiper les frais supplémentaires inévitables comme les repas au restaurant, la location de voiture et l’hébergement. Il vaut parfois mieux augmenter le plafond de la carte bancaire afin de garantir l’usage de celle-ci. Par la suite, il faudra alors identifier les points de rendez-vous ou de réunion et les réunir au même endroit à la même date. De cette manière, l’emploi du temps sera optimisé.
Il sera également nécessaire de prévoir un point de chute comme l’hôtel ou l’appartement choisi. En choisissant un point de chute, il sera alors plus facile d’accéder aux points de rendez-vous. Pour éviter les retards, il sera également nécessaire d’anticiper le temps des moyens de transports et le moyen de transport choisi, et prévoir quelques minutes supplémentaires en cas de problème. Pour mieux s’orienter et planifier les déplacements, il sera judicieux de se procurer un plan détaillé de la ville.
Préparer le trajet du déplacement
Pour que le déplacement se déroule sans encombre, il nécessite une préparation minutieuse surtout si le voyage dure plusieurs heures.
En premier lieu, il faudra s’assurer qu’aucune grève et qu’aucun bouchon ne soient prévus. Il faudra particulièrement y porter attention lors des périodes scolaires, celles-ci favorisent un trafic intense. De plus, les billets devront être réservés suffisamment à l’avance pour éviter les déconvenues mais également pour choisir les billets à moindre cout. Pour arriver à l’heure sur les lieux, il faudra déterminer l’heure de départ du domicile ou du lieu de travail. Pour les déplacements en voitures, il faudra alors penser à télécharger des cartes GPS pour y avoir accès même sans connexion Internet.
Les pauses seront nécessaires, c’est pour cela qu’identifier les restaurants et stations-service le long de l’itinéraire sera crucial et ne laissera pas place à des situations compliquées comme une panne d’essence. Si l’itinéraire comporte des embouteillages, Waze et Google Maps seront là pour les éviter. De la même manière, ces applications GPS permettent également de fournir des informations sur des itinéraires plus rapides. Si l’entreprise est soucieuse de l’environnement et souhaite réduire les dépenses, il se peut que celle-ci envisage d’utiliser BlaBlaCar pour faire du covoiturage.
Anticiper son absence durant son déplacement
Pour le salarié partant en déplacement professionnel, il est crucial pour lui d’anticiper son absence. En effet, celui-ci devra déléguer les tâches urgentes à ses collègues présents sur place. L’employé pourra également prévoir des réponses automatiques pour les mails reçus en son absence. Une vérification qu’aucun rendez-vous nécessitant la présence de ce salarié n’ait été programmé durant son déplacement est essentielle. Pour finir, il faudra, dès le retour de l’employé, organiser une réunion préparatoire avant son départ afin de faciliter la continuité du travail.
Préparation finale au déplacement
La veille du départ, il sera nécessaire d’effectuer les dernières vérifications qui contribueront à un déplacement sans accroc. Il faudra que tous les documents administratifs importants soient à jour et à porter de main. La confirmation de votre présence auprès des personnes à rencontrer sera également un élément à ne pas oublier. En effet, il sera préférable d’envoyer un message de confirmation pour éviter tout désistement.
En cas de problème avec la carte bleue, il est conseillé d’apporter de l’argent liquide pour éviter les déconvenues. Par ailleurs, selon le mode de transport prévu, il faudra que le salarié en déplacement s’informe sur les conditions de circulation routière, ferroviaires et aériennes pour anticiper quelconque imprévu. Les billets de transport et les détails de la réservation d’hôtel devront être imprimés afin de faciliter l’arrivée de l’employé. Pour être préparé à une incommodité médicale, l’employé pourra également préparer une trousse de secours contenant les articles de premiers secours.
Maintenir le contact avec l’entreprise pendant le déplacement
En effet, maintenir le contact avec l’entreprise est essentiel au bon déroulement du séjour. De plus, le salarié sera tenu au courant des activités de l’entreprise. Les outils de communication tels que Teams, Whatsapp ou Messenger permettront une communication instantanée pour optimiser les résultats du déplacement.
Retour à l’entreprise après le déplacement
Lorsque le déplacement sera terminé, il sera nécessaire de procéder à une évaluation en organisant une réunion. Il faudra alors aborder les aspects qui ont fonctionné et les domaines à améliorer. Grâce à la réunion, l’entreprise pourra optimiser une approche différente pour les prochains déplacements.
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